2 Om användaren

Det finns ett stort behov av eNorm på marknaden

Central information

En myndighets information är nödvändig för den egna verksamheten såväl som för allmänheten, företag och andra organisationer. Information om informationen, det vi kallar central information, definierar myndighetens verksamhet – exempelvis uppgifter om processer, it-system och åtkomst till skyddsvärd information.

Att förvalta och ha kunskap om den egna centrala information är helt avgörande för att myndigheten ska kunna utföra sitt uppdrag på ett effektivt sätt, samtidigt som lagar och regler följs.

Lagkrav

Statliga myndigheter och kommuner har lagkrav på att ha kontroll över sin centrala information. Kraven inbegriper bland annat att redovisa arkiv, upprätta strategier för bevarande, kartlägga processer, ta fram dokument-hanteringsanvisningar och upprätta register över behandlingar av personuppgifter.

Marknaden saknar ett system som gör allt detta samlat – istället sprids informationen, och därmed kontrollen, ut på olika aktörer och i olika system. Det är heller inte ovanligt att systemstöd helt saknas och att man istället använder Excel- eller Wordfiler som källor för att samla och underhålla sin viktigaste information.

Full kontroll

Oavsett om organisationen är en specialistmyndighet med få verksamhetsområden eller om organisationen har flera olika typer av kärnverksamheter, krävs sannolikt ett stort antal it-system för att få verksamheten att fungera. Då verksamhetssystem ofta är knutna till specifika organisationsenheter kan det vara svårt att få en samlad bild av den centrala informationen, som trots allt är gemensam för hela myndigheten:

  • Arkivredovisning
  • Klassificeringsstruktur
  • Processbeskrivningar
  • Hanteringsanvisningar
  • Personuppgiftshantering
  • Skyddsvärd information

Med eNorm skapar och förvaltar den som är informationsansvarig regler och koder för all information som hanteras av myndigheten – oavsett vilket it-system informationen finns i eller inom vilken organisationsenhet informationen hanteras.

Hur kan eNorm hjälpa just dig?

Du som är ytterst ansvarig för myndigheten och för säkerheten måste säkerställa att all er information hanteras på ett säkert sätt och uppfyller både interna och externa krav.

För att kunna göra detta behöver du överblick av de olika sorters information som finns inom er organisation, inklusive regler såsom hanteringsanvisningar, åtkomst och förvaring. För dig är samtliga eNorms moduler viktiga, men främst eNorm Hanteringsregler, eNorm Klassificering och eNorm Systemregister.

Läs mer om dessa och andra moduler här.

Du som är it-ansvarig måste ha överblick av de olika verksamhetssystem som finns hos er organisation, samt vilken sorts information som finns i de olika systemen.

Viktig information innefattar bland annat tid för förvaring av innehåll, riskkonsekvenser, åtkomst och fysisk placering. För dig kan modul eNorm Systemregister vara mest intressant.

Läs mer om denna och andra moduler här.

Du som är verksamhetsansvarig måste säkerställa att alla vet vad som ska göras – och hur det ska göras.

Modul eNorm Klassificering hjälper dig att säkerställa att alla  verksamhetsprocesser du ansvarar för finns representerade i klassificeringsstrukturen. Med modul eNorm Processer kan du beskriva arbetsgången och säkerställa att exempelvis ärenden alltid handläggs på samma sätt.

Läs mer om dessa och andra moduler här.

Du som är arkivarie eller registrator har stort ansvar för att organisationen samtliga handlingar hanteras korrekt, både i alla era verksamhetssystem och vid arkivläggning.

Med modulerna eNorm Klassificering och eNorm Hanteringsregler får du verktyg att dokumentera och versionshantera era klassificeringsstrukturer och dokumenthanteringsanvisningar. Dessa är centrala beståndsdelar i eNorm Arkivredovisning.

Läs mer om dessa och andra moduler här.

Du som är personuppgiftsansvarig känner säkert till att er organisation riskerar dryga böter om inte nya dataskyddsförordningen följs, men visste du även att du kan hållas personligt ansvarig?

Med modulen eNorm Dataskyddsregister uppfyller din organisation inte bara förordningens omfattande krav på dokumentation, utan du får även ett gediget underlag för att se över era system och era rutiner för behandling av personuppgifter.

Läs mer om denna och andra moduler här.

Du som arbetar inom organisationen behöver tillgång till aktuella och korrekta regler och anvisningar för att kunna fokusera på din kärnverksamhet.

Som användare av typen konsument (‘läsare’) har du åtkomst till den information som rör just ditt område, när och där du behöver den.

Läs mer om eNorms moduler här.