Om användaren

Det finns ett stort behov av eNorm på marknaden. Varje vecka hör vi om handlingar som hamnat i fel händer och om rutiner som antingen saknas, inte är kända, eller inte följs. Nya regelverk leder till framtagande av nya rapporter och Excelark, samtidigt som det blir allt svårare att styra informationen i våra it-system.

Kontroll över central information

Styrande system för information

Program för kunder och användare

Hur kan eNorm underlätta för just dig?

Kontroll över central information

Information om informationen

En myndighets eller ett företags information är nödvändig för den egna verksamheten såväl som för allmänheten, företag och andra organisationer. Information om informationen, det vi kallar central information, definierar den egna verksamheten – exempelvis uppgifter om processer, it-system och åtkomst till skyddsvärd information.

Att förvalta och ha kunskap om den egna centrala informationen är helt avgörande för att myndigheten eller företaget ska kunna utföra sitt uppdrag på ett effektivt sätt, samtidigt som lagar och regler följs.

Lagkrav på informationsstyrning

Statliga myndigheter och kommuner har lagkrav på att ha kontroll över sin centrala information. Kraven inbegriper bland annat att redovisa arkiv, upprätta strategier för bevarande, kartlägga processer, ta fram dokumenthanteringsanvisningar och upprätta register över behandlingar av personuppgifter. Liknande krav finns för privata företag.

Marknaden saknar styrande it-system som gör allt detta samlat – istället sprids informationen, och därmed kontrollen, ut på olika aktörer och i olika system. Det är heller inte ovanligt att systemstöd helt saknas och att man istället använder Excel- eller Wordfiler som källor för att samla och underhålla sin viktigaste information.

Styrande system för information

Ett enda styrande system

Oavsett om organisationen är en specialistmyndighet med få verksamhetsområden eller om organisationen har flera olika typer av kärnverksamheter, krävs sannolikt ett stort antal it-system för att få verksamheten att fungera.

Då verksamhetssystem ofta är knutna till specifika organisationsenheter kan det vara svårt att få en samlad bild av den centrala informationen, som trots allt är gemensam för hela organisationen:

  • Arkivredovisning
  • Klassificeringsstruktur
  • Processbeskrivningar
  • Hanteringsanvisningar
  • Personuppgiftshantering
  • Skyddsvärd information

eNorm innehåller allt (utan att ta betalt för allt)

Med eNorm skapar och förvaltar ni regler och koder för all information som hanteras av organisationen – oavsett vilket it-system informationen befinner sig i, eller inom vilken organisationsenhet informationen hanteras.

eNorm innehåller på sikt funktioner för all slags informationsstyrning, men kunden använder och betalar enbart för de moduler den använder.

Program för kunder och användare

eNormskaparna

Att bygga bra produkter kräver kunskap, teknik och engagemang. Att bygga fantastiska produkter kräver lite mer – ödmjukhet och samarbete. En bra standardprodukt är kompetent nog att möjliggöra användande direkt, utan anpassningar.

För att hitta de mest användbara funktionerna tar vi in synpunkter och önskemål från de mest tongivande kravställarna. Läs mer här.

eNormpiloter

eNorms användare är nöjda användare. På eNorm tar vi inga genvägar – vi gör allt för att se till att vår produkt har hög användbarhet. Om inte slutanvändarna är nöjda är inte heller vi nöjda.

För att säkerställa att våra moduler fungerar som tänkt använder vi oss av eNorms Pilotprogram: tillsammans med slutanvändare verifierar vi funktioner innan lansering. Läs mer här.

Hur kan eNorm underlätta för just dig?

Du som är ytterst ansvarig för myndigheten och för säkerheten måste säkerställa att all er information hanteras på ett säkert sätt och uppfyller både interna och externa krav.

För att kunna göra detta behöver du överblick av de olika sorters information som finns inom er organisation, inklusive regler såsom hanteringsanvisningar, åtkomst och förvaring. För dig är samtliga eNorms moduler viktiga, men främst eNorm HanteringsreglereNorm Klassificering och eNorm Systemregister.

Du som är it-ansvarig måste ha överblick av de olika verksamhetssystem som finns hos er organisation, samt vilken sorts information som finns i de olika systemen.

Viktig information innefattar bland annat tid för förvaring av innehåll, riskkonsekvenser, åtkomst och fysisk placering. För dig kan modul eNorm Systemregister vara mest intressant.

Du som är verksamhetsansvarig måste säkerställa att alla vet vad som ska göras – och hur det ska göras.

Modul eNorm Klassificering hjälper dig att säkerställa att alla  verksamhetsprocesser du ansvarar för finns representerade i klassificeringsstrukturen. Med modul eNorm Processer kan du beskriva arbetsgången och säkerställa att exempelvis ärenden alltid handläggs på samma sätt.

Som arkivarie är det du som skapar regelverk för att säkra handlingars beständighet inte bara idag och om ett årtionde, utan om tjugo år, femtio år och in till evigheten. Regler för åtkomst, förvaring och gallring måste fastställas redan innan handlingarna skapas, för att säkerställa att de hanteras i enlighet med lagar och regler.

Allmänna handlingar måste diarieföras eller på annat sätt göras kända för allmänheten. Regelverket kring detta är egentligen väldigt enkelt – ändå är det förvånansvärt få system som klarar av det.

Med eNorm Klassificeringsstruktur och eNorm Hannteringsanvisningar skapar ni regler, metadata och koder, vilka kan föras över till verksamhetssystem och e-arkiv.

Du som är personuppgiftsansvarig känner säkert till att er organisation riskerar dryga böter om inte nya dataskyddsförordningen följs, men visste du även att du kan hållas personligt ansvarig?

Med modulen eNorm Dataskyddsregister uppfyller din organisation inte bara förordningens omfattande krav på dokumentation, utan du får även ett gediget underlag för att se över era system och era rutiner för behandling av personuppgifter.

Du som arbetar inom organisationen behöver tillgång till aktuella och korrekta regler och anvisningar för att kunna fokusera på din kärnverksamhet.

Som användare av typen konsument (’läsare’) har du åtkomst till den information som rör just ditt område, när och där du behöver den